Embaucher en CDI : la checklist complète de l'employeur
Un recrutement en CDI enchaîne une série de formalités, avant, pendant et après la signature. Voici la liste, dans l'ordre, du premier réflexe administratif jusqu'au DUERP, pièce que beaucoup d'employeurs découvrent au moment d'embaucher.
En 30 secondes
Embaucher en CDI, ce qu'il faut retenir
- La DPAE se fait auprès de l'URSSAF, jusqu'à 8 jours avant la prise de poste (L.1221-10).
- Le CDI à temps plein peut être verbal, mais l'écrit et l'information écrite (L.1221-5-1) restent dus.
- Chaque salarié est inscrit au registre unique du personnel de l'établissement (L.1221-13).
- La visite d'information et de prévention a lieu dans les 3 mois (R.4624-10).
- Une complémentaire santé collective est obligatoire dès l'embauche (L.911-7).
- Le DUERP doit exister avant la mise au travail, dès le premier salarié (R.4121-1).
Comment lire cette checklist
Une embauche en CDI, formalité par formalité
Cette liste vaut pour chaque recrutement en CDI, que ce soit votre premier salarié ou le dixième. Si vous embauchez pour la toute première fois, certaines obligations apparaissent en plus, une seule fois : ouverture du registre du personnel, adhésion à un service de santé au travail, création du DUERP. Notre guide de la première embauche détaille ce socle de départ.
La checklist ci-dessous suit l'ordre du temps : ce qui se prépare avant la prise de poste, ce qui se règle à la signature, puis ce qui se boucle dans les premières semaines. Chaque étape renvoie à son article du Code du travail.
La checklist
Les formalités, dans l'ordre
Avant la prise de poste
Jusqu'à 8 jours avant- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF, jusqu'à 8 jours avant (L.1221-10).
- Rédaction du contrat : écrit obligatoire pour un temps partiel, vivement conseillé pour un temps plein.
- DUERP prêt et à jour, décrivant le poste et ses risques (R.4121-1), avant toute mise au travail.
- Vérification du droit au travail pour un salarié étranger hors Union européenne.
À la signature
Le jour de l'embauche- Signature du contrat et remise d'un exemplaire au salarié.
- Fixation et mention de la période d'essai (L.1221-19) : 2 mois ouvriers et employés, 3 mois techniciens et agents de maîtrise, 4 mois cadres.
- Inscription au registre unique du personnel de l'établissement (L.1221-13).
- Affiliation à la complémentaire santé collective de l'entreprise (L.911-7).
Dans les premières semaines
Sous 7 jours à 3 mois- Information écrite sur les principaux éléments de la relation de travail (L.1221-5-1, dès 7 jours).
- Visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail, dans les 3 mois (R.4624-10).
- Accueil sécurité au poste : formation à la sécurité et consignes propres au poste (L.4141-2).
- Vérification des affichages obligatoires : horaires, secours, inspection du travail, harcèlement.
Le point souvent oublié
Le DUERP, la pièce qu'on découvre en embauchant
La DPAE, le contrat, la mutuelle : ces réflexes sont connus. Le DUERP l'est moins, alors qu'il devient obligatoire au même moment, dès le premier salarié (article R.4121-1). Contrairement aux autres formalités, il ne se règle pas en une déclaration : il faut évaluer les risques de chaque poste, décider des mesures, puis transcrire le tout.
Le document doit exister avant la mise au travail. Un accident survenu alors que l'évaluation manque expose l'employeur bien au-delà de la seule contravention. Pour cadrer l'obligation en 2026, voir notre article le DUERP est-il obligatoire en 2026. Les statuts particuliers relèvent, eux, de notre article sur le DUERP des apprentis, intérimaires et stagiaires précise les cas qui déclenchent l'obligation.
Un mineur ou un travailleur de nuit change le calendrier. Pour eux, la visite médicale précède l'affectation au poste, au lieu d'intervenir dans les trois mois. Anticipez la demande auprès du service de santé au travail dès la promesse d'embauche.
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Questions fréquentes
Embaucher en CDI : ce qu'on nous demande
Les questions des employeurs au moment d'un recrutement en CDI.
Le DUERP est-il obligatoire dès la première embauche en CDI ?
Oui. L'obligation d'évaluer les risques et de les transcrire dans un document unique naît avec le premier salarié (article R.4121-1), quel que soit le contrat. Un CDI la déclenche comme un CDD, un apprentissage ou un stage de plus de deux mois. Le DUERP doit exister avant que la personne ne prenne son poste.
Faut-il un contrat écrit pour un CDI ?
Pas toujours. Un CDI à temps plein peut en théorie être verbal, mais l'écrit reste vivement recommandé et le temps partiel impose un contrat écrit. Dans tous les cas, l'employeur doit remettre au salarié, par écrit, les informations principales sur la relation de travail (article L.1221-5-1), les premières dès sept jours après l'embauche.
Quand doit avoir lieu la visite médicale d'embauche ?
La visite d'information et de prévention se tient dans un délai de trois mois à compter de la prise effective du poste (article R.4624-10). Pour un mineur ou un travailleur de nuit, elle doit précéder l'affectation. C'est le service de santé au travail qui la réalise, sur demande faite via la DPAE.
La DPAE remplace-t-elle les autres formalités ?
Non. La déclaration préalable à l'embauche regroupe plusieurs démarches, dont la demande de visite médicale et l'immatriculation à la sécurité sociale, mais elle ne dispense ni du contrat, ni du registre du personnel, ni du DUERP. Chacune de ces obligations a son propre régime.
Une nouvelle embauche oblige-t-elle à mettre à jour le DUERP ?
Si elle crée un poste ou une unité de travail qui n'existait pas, oui : le DUERP doit intégrer les risques de ce nouveau poste. Une embauche sur un poste déjà évalué ne change rien à l'évaluation. Pour la toute première embauche, il s'agit de créer le document, pas de le mettre à jour.
Que risque un employeur qui néglige ces formalités ?
Les sanctions varient selon la formalité oubliée : travail dissimulé pour une DPAE absente, contraventions pour le registre ou les affichages. Pour le DUERP, le régime pénal historique (contravention de 5e classe) s'ajoute à un régime administratif créé par la LOI n° 2026-534 du 25 juin 2026 : amende jusqu'à 4 000 € par salarié, prononcée par la DREETS, dont l'application effective reste suspendue à la parution du décret.
Sources
Références utilisées
- Code du travail · Article L.1221-10
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE), jusqu'à 8 jours avant la prise de poste.
- Code du travail · Article L.1221-13
Registre unique du personnel tenu dans chaque établissement.
- Code du travail · Article R.4624-10
Visite d'information et de prévention dans les 3 mois de la prise de poste.
- Code du travail · Article R.4121-1
Document unique d'évaluation des risques obligatoire dès le premier salarié.
- Décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023
Information écrite du salarié sur la relation de travail (L.1221-5-1), en vigueur depuis le 1er novembre 2023.
Dernière vérification des références : 4 août 2026. La LOI n° 2026-534 du 25 juin 2026 de lutte contre les fraudes sociales et fiscales a été publiée au Journal officiel le 26 juin 2026 ; l'amende administrative DUERP entrera en application après la parution de son décret d'application.
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