DUERP en Word ou en Excel : la question mal posée
Beaucoup de dirigeants cherchent d'abord le bon fichier. Or aucun format n'est imposé par les textes, et un contrôle ne porte jamais sur une extension. Voici ce que chaque support apporte réellement, et le critère qui décide.
Méthode · Publié le 22 septembre 2026 · 7 min de lecture
Le format en une minute
- Aucun format n'est imposé : l'article R.4121-1 parle de transcription, pas de support.
- Excel structure la cotation et le suivi des actions ; Word produit un document plus lisible.
- Le papier reste valable mais se met mal à jour et se conserve mal sur la durée.
- Un PDF daté et archivé offre la meilleure garantie de relecture des années plus tard.
- Une trame générique remplie mécaniquement se repère immédiatement lors d'un contrôle.
- Ce qui décide, c'est votre capacité à le mettre à jour sans y passer une journée.
La loi parle de transcription, pas de fichier
L'article R.4121-1 du Code du travail impose à l'employeur de transcrire les résultats de l'évaluation des risques dans un document unique. Le texte ne dit rien du support : ni logiciel, ni extension, ni modèle officiel. Cette liberté est voulue, pour que l'obligation reste praticable par une entreprise de deux personnes comme par un groupe.
Une seule contrainte technique mérite attention, et elle porte sur la durée. Les versions successives doivent rester accessibles très longtemps au titre de l'article L.4121-3-1, car une maladie professionnelle peut se déclarer des décennies après l'exposition. Notre article sur la conservation pendant 40 ans détaille cette exigence.
Sur le choix entre papier et numérique, qui recoupe partiellement celui du format, notre article papier ou numérique pose les termes de la comparaison.
Ce que chaque support apporte
Tableur
Excel, LibreOffice Calc
- · Cotation gravité et fréquence calculée
- · Tri et filtre par criticité
- · Suivi des actions dans des colonnes dédiées
- · Lecture pénible sur plusieurs pages imprimées
Traitement de texte
Word, LibreOffice Writer
- · Document présentable et facile à diffuser
- · Commentaires et contexte rédigés
- · Cotation à tenir à la main, sans calcul
- · Mise à jour vite fastidieuse quand il grossit
Document figé
PDF daté
- · Version arrêtée, non modifiable par erreur
- · Archivage durable et relecture garantie
- · Format idéal pour prouver une date
- · Nécessite de repasser par la source pour éditer
Papier
Classeur
- · Juridiquement valable
- · Consultable sans outil informatique
- · Mise à jour lourde, exemplaire unique fragile
- · Conservation longue difficile à garantir
La combinaison la plus répandue fonctionne bien. Travailler la cotation sur tableur, puis figer chaque version validée en PDF daté. Vous gardez la souplesse de l'édition et la solidité de l'archive, sans choisir entre les deux.
Choisissez ce que vous mettrez réellement à jour
Un DUERP n'est pas un document que l'on produit une fois. Il se révise à chaque aménagement important, à chaque accident, à chaque information nouvelle. Le bon support est donc celui que vous rouvrirez sans appréhension dans huit mois.
Ce raisonnement disqualifie les trames trop élaborées autant que les fichiers trop sommaires. Une grille de quarante colonnes impressionne à la création et décourage à la première mise à jour. À l'inverse, trois lignes vagues ne prouvent rien et ne protègent personne.
Reste le piège du modèle téléchargé. Une trame générique fait gagner la structure, jamais le contenu : les risques d'un garage ne sont pas ceux d'un cabinet dentaire. Nos modèles sectoriels partent précisément du métier pour éviter cet écueil.
Un PDF daté, sans monter votre propre tableur
DUERP Gestion part de votre secteur et de vos unités de travail : vous décrivez les postes, vous cotez les risques, vous validez, et vous recevez un DUERP en PDF daté par email. Vous évitez à la fois la page blanche du traitement de texte et la maintenance d'un tableur maison. Service exceptionnellement gratuit (au lieu de 39 €), sans inscription.
Format du DUERP : ce qu'on nous demande
Les questions des employeurs sur le support du document.
Le DUERP doit-il être en Word, en Excel ou en PDF ?
Aucun format n'est imposé. Le Code du travail exige que les résultats de l'évaluation soient transcrits dans un document unique (article R.4121-1), sans en préciser le support. Word, Excel, PDF, logiciel dédié ou même papier : le choix vous appartient, à condition que le contenu soit complet et daté.
Word ou Excel, lequel est le plus adapté ?
Excel structure mieux, Word se lit mieux. Un tableur gère naturellement la cotation, le tri par criticité et le suivi des actions ; un traitement de texte produit un document plus lisible pour une réunion ou un affichage. Beaucoup d'entreprises travaillent sur tableur et diffusent en PDF.
Un DUERP papier est-il encore valable ?
Il reste juridiquement valable. Le papier pose surtout des problèmes pratiques : difficile à mettre à jour, difficile à dupliquer, difficile à conserver pendant les décennies qu'impose la traçabilité des expositions. Un exemplaire unique dans un classeur est une perte annoncée.
Le format compte-t-il pour la conservation longue ?
Beaucoup, oui. Les versions successives doivent rester consultables sur une très longue période (article L.4121-3-1). Un fichier bureautique reste lisible tant qu'il est migré ; un PDF figé, archivé et daté offre la meilleure garantie de relecture dans quinze ou vingt ans.
Un modèle téléchargé suffit-il ?
Un modèle vous fait gagner la structure, pas le contenu. Le risque des trames génériques est la tentation de les remplir mécaniquement, en gardant des lignes qui ne correspondent à aucune réalité de votre entreprise. Un document trop générique se repère immédiatement lors d'un contrôle.
Que regarde l'inspection du travail sur un DUERP ?
Son contenu, jamais son extension de fichier. Les unités de travail correspondent-elles à l'organisation réelle ? Les risques décrits sont-ils ceux des postes ? Les mesures sont-elles suivies d'effet ? Un tableur sommaire mais juste vaut mieux qu'un document soigné mais déconnecté du terrain.
Références utilisées
- Code du travail · Article R.4121-1
Transcription des résultats de l'évaluation dans un document unique, sans support imposé.
- Code du travail · Article L.4121-3-1
Conservation des versions successives et mise à disposition des travailleurs.
- Code du travail · Article R.4121-4
Mise à disposition du document unique et information sur ses modalités d'accès.
- INRS · Évaluation des risques professionnels
Démarche d'évaluation et forme attendue de la transcription.
Dernière vérification des références : 22 septembre 2026. Aucun texte n'impose de format de fichier pour le document unique ; les contraintes portent sur le contenu, la date et la conservation des versions successives.
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